Alle Unternehmen bekommen ab November 2024 eine Wirtschafts-Identifikationsnummer (kurz W-IdNr.) zugeteilt. Damit sollen Verwaltungsprozesse vereinfacht werden.
Die gesetzliche Grundlage wurde mit § 139c AO bereits vor einigen Jahren eingeführt. Jetzt hat Bundesregierung einen Verordnungsentwurf vorgelegt, in dem die Einzelheiten zur Einführung und Zuteilung der W-IdNr. geregelt sind. Da es sich lediglich um einen Entwurf handelt, ist derzeit noch nicht mit Sicherheit absehbar, ob der vorgesehene Zeitplan eingehalten wird. Unter Umständen kann aber alles sehr schnell gehen, so dass wir Sie bereits vorab über die geplanten Änderungen informieren möchten.
Wer erhält die W-IdNr.?
Die W-IdNr. erhalten alle, die in Deutschland wirtschaftlich tätig sind. Dazu gehören insbesondere:
- natürliche Personen, die als Freiberufler oder Unternehmer tätig sind
- juristische Personen (zB GmbH oder AG)
- Personenvereinigungen (zB OHG oder KG)
- gemeinnützige Organisationen (auch solche, die ohne Gewinnerzielungsabsicht tätig sind)
- Kleinunternehmer
Einzelkaufleute und Freiberufler erhalten die W-IdNr. zusätzlich zu ihrer bereits bestehenden persönlichen Identifikationsnummer (IdNr.). Damit soll der betriebliche Bereich (W-IdNr.) klar und eindeutig von der privaten Sphäre (IdNr.) getrennt werden.
Wer mehrere Unternehmen hat, bekommt für jedes einzelne Unternehmen eine eigene W-IdNr.
Wann wird die W-IdNr. zugeteilt?
Nach dem derzeitigen Stand soll die W-IdNr. stufenweise ab November 2024 zugeteilt werden.
Wie läuft die Zuteilung ab?
Für die Zuteilung ist kein Antrag erforderlich. Die W-IdNr. wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) auf Anforderung des zuständigen Finanzamts vergeben.
Geplant ist eine stufenweise Zuteilung der W-IdNr.:
- Bei Unternehmen, die am Stichtag 30.11.2024 bereits eine USt-IdNr. haben, entspricht die W-IdNr. der USt-IdNr. zzgl. eines fünfstelligen Unterscheidungsmerkmals (siehe dazu „Wie ist die W-IdNr. aufgebaut?). Dies wird den einzelnen Unternehmen nicht persönlich mitgeteilt. Vielmehr wird es hierzu eine sog. öffentliche Bekanntmachung geben mit dem Inhalt, dass die USt-IdNr. in diesen Fällen auch als W-IdNr. zu verwenden ist.
- Unternehmen, die am Stichtag 30.11.2024 noch keine USt-IdNr. haben, wird stufenweise ab dem 1.12.2024 eine W-IdNr. zugeteilt. Darunter fallen auch Kleinunternehmer, da sie nicht zur Verwendung einer USt-IdNr. verpflichtet sind.
Voraussetzung ist in diesen Fällen, dass das Unternehmen ein Benutzerkonto auf der ELSTER-Plattform der Finanzverwaltung eingerichtet hat. Dort erhält es dann elektronisch eine Nachricht des Finanzamts über die Zuteilung der W-IdNr. Das gilt auch dann, wenn das Unternehmen von einem Bevollmächtigten (z.B. Steuerberater) vertreten wird.
- Unternehmen, die nicht unter die beiden o.g. Kategorien fallen, erhalten ihre W-IdNr. voraussichtlich erst ab 1.7.2025. Das betrifft etwa den Fall, dass eine wirtschaftliche Tätigkeit erst ab Dezember 2024 oder später aufgenommen wird.
Wichtig: Sollten Sie bis Ende November 2024 noch keine W-IdNr. erhalten haben, hat das für Sie keine Nachteile. Denn die Angabe der W-IdNr. in den Steuererklärungen ist bis zum Abschluss der erstmaligen Vergabe noch nicht zwingend.
Wie ist die W-IdNr. aufgebaut?
Wie die USt-IdNr. setzt sich auch die W-IdNr. aus dem Kürzel DE und neun Ziffern zusammen. Hinzu kommt aber noch ein mit Bindestrich getrenntes fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal. Dieses dient zur Unterscheidung einzelner Betriebe, Betriebsstätten oder wirtschaftlicher Tätigkeiten. Beispiel: DE123456789-00001.
Bei der erstmaligen Zuteilung wird der W-IdNr. dauerhaft das Unterscheidungsmerkmal 00001 zugeordnet. Für jede weitere wirtschaftliche Tätigkeit, jeden weiteren Betrieb und jede weitere Betriebsstätte werden die Unterscheidungsmerkmale (00002, 00003 usw.) in zeitlicher Reihenfolge der Anforderungen des Finanzamts an das zuständige BZSt zugeordnet. Diese Zuordnung erfolgt aber voraussichtlich erst ab März 2026.
Wo muss die W-IdNr. angegeben werden?
Grundsätzlich ist die W-IdNr. künftig bei allen Anträgen, Mitteilungen und Erklärungen gegenüber den Finanzbehörden anzugeben. Im Übrigen muss die W-IdNr. wohl auch immer dann angegeben werden, wenn ein Gesetz die Angabe vorschreibt. Hierunter könnte z.B. die Beantragung von Fördermitteln fallen.
Abgrenzung zu Steuernummer
Mit der sog. Steuernummer ist die jeweilige Steuerart und das jeweilige Finanzamt verknüpft. Sie wird bei erstmaliger Abgabe einer Erklärung für eine bestimmte Steuerart automatisch vergeben. Die Steuernummern bleiben auch nach Einführung der W-IdNr. bestehen. Sie sind wie bisher auf den steuerlichen Vordrucken anzugeben.
Abgrenzung zur Identifikationsnummer
Seit 2008 erhält jeder Bundesbürger seine persönliche Identifikationsnummer (IdNr.). Diese ist z.B. in der Einkommensteuererklärung oder auf der Lohnsteuerbescheinigung anzugeben. Sie ist dauerhaft gültig und ändert sich nicht (z.B. bei einem Umzug oder bei Heirat). Auch sie bleibt weiterhin bestehen.
Abgrenzung zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Das BZSt weist auf seiner Homepage ausdrücklich darauf hin, dass Unternehmen, die innergemeinschaftlich grenzüberschreitend tätig sind, ihre USt-IdNr. wie gewohnt weiterverwenden müssen. Die USt-IdNr. wird also nicht durch die W-IdNr. ersetzt und bleibt weiterhin bestehen.
Abschließender Hinweis: Das BZSt hat auf seiner Homepage wichtige Informationen zur W-IdNr. sowie einen FAQ-Katalog veröffentlicht. Die Informationen, die laufend aktualisiert werden, finden Sie hier.
